Personal Information Protection Policy and Privacy Policy

1. Context

Services funéraires Azur Incinération Inc. is a company incorporated in Quebec that processes personal information as part of its activities. This policy aims to ensure the protection of personal information and to regulate how Services funéraires Azur Incinération Inc. collects, uses, communicates, stores, and destroys personal information, or otherwise manages it. Furthermore, it aims to inform any interested party about how Services funéraires Azur Incinération Inc. processes their personal information. It also addresses the processing of personal information collected by Services funéraires Azur Incinération Inc. through technological means.

2. Application and Definitions

This policy applies to Services funéraires Azur Incinération Inc., including its directors, employees, consultants, volunteers, as well as anyone else who provides services on behalf of Services funéraires Azur Incinération Inc. It also applies to the website of Services funéraires Azur Incinération Inc., as well as all websites controlled and maintained by Services funéraires Azur Incinération Inc. It covers all types of personal information managed by Services funéraires Azur Incinération Inc., whether related to its clients (potential or current), consultants, employees, members, or any other individuals (such as visitors to its websites or others).

For the purposes of this policy, a personal information refers to information about an individual that can directly or indirectly identify them. For example, it could include the person’s name, address, email address, phone number, gender, or banking information, health information, ethnic origin, language, etc. A sensitive personal information is information that carries a high degree of expectation of privacy, such as health information, banking details, biometric data, sexual orientation, ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, etc. In general, business or professional contact details (such as a person’s name, title, address, email address, or work phone number) are not considered personal information.

More specifically, and for accuracy’s sake, under the Quebec *Personal Information Protection Act* (effective September 22, 2023), sections 3 (collection, use, and communication), 4 (storage and destruction), and 6 (data security) do not apply to information related to an individual’s role within a company, such as their name, title, function, and work-related contact details. The same sections do not apply to public personal information as defined by the law, effective from the implementation of this policy.

3. Collection, Use, and Disclosure

As part of its activities, Services funéraires Azur Incinération Inc. may collect various types of information for different purposes. The types of information that Services funéraires Azur Incinération Inc. may collect, their intended use (or objectives), and the means by which the information is collected are listed in Annex A of this policy. Services funéraires Azur Incinération Inc. will also inform individuals at the time of collection of personal information about any other information collected, the purposes for which it is collected, and the means of collection, as well as other information to be provided as required by law. Services funéraires Azur Incinération Inc. applies the following general principles regarding the collection, use, and disclosure of personal information:

Consent:

• In general, Services funéraires Azur Incinération Inc. collects personal information directly from the individual concerned and with their consent, unless an exception is provided by law. Consent may be implicitly obtained in certain situations, for example, when an individual decides to provide their personal information after being informed by this policy regarding the use and communication for the stated purposes (see Annex A for more details). Thus, this policy and the information contained within it may be consulted by the individual at the time of the collection of personal information.
• Normally, Services funéraires Azur Incinération Inc. must also obtain the individual’s consent before collecting their personal information from third parties, before disclosing it to third parties, or for any secondary use of it. However, Services funéraires Azur Incinération Inc. may act without consent in certain cases provided by law and under the conditions outlined therein. The main situations where Services funéraires Azur Incinération Inc. may act without consent are outlined in the relevant sections of this policy.

Collection:

• In all cases, Services funéraires Azur Incinération Inc. only collects information if it has a legitimate reason to do so. Furthermore, the collection will be limited to the necessary information needed to fulfill the intended purpose.
• Please note that the services and programs of Services funéraires Azur Incinération Inc. are not intended for minors, and generally, Services funéraires Azur Incinération Inc. does not intentionally collect personal information concerning minors (in such cases, information cannot be collected from them without the consent of a parent or guardian).
• Collection from Third Parties. Services funéraires Azur Incinération Inc. may collect personal information from third parties. Unless an exception is provided by law, Services funéraires Azur Incinération Inc. will seek the consent of the individual concerned before collecting personal information about them from a third party. If such information is not collected directly from the individual, but from another organization, the individual may request the source of the information collected from Services funéraires Azur Incinération Inc.

In some situations, Services funéraires Azur Incinération Inc. may also collect personal information from third parties, without the consent of the individual concerned, if it has a legitimate and serious interest in doing so and if: a) the collection is in the best interest of the individual and it is not possible to collect it from them in a timely manner, or b) the collection is necessary to ensure that the information is accurate. Additionally, Services funéraires Azur Incinération Inc. may collect personal information indirectly, including through:

• Clover. Clover has its own terms and privacy policy, which can be reviewed for more information.

• Global payments. Global payments dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
• Stripe. Stripe dispose de ses propres conditions et politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec Services funéraires Azur incinération inc.. Lorsque requis, Services funéraires Azur incinération inc. recueillera le consentement de la personne au moment opportun. Détention et utilisation :

• Services funéraires Azur incinération inc. veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
• Services funéraires Azur incinération inc. ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès qu’Services funéraires Azur incinération inc. veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Services funéraires Azur incinération inc. peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :
  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
• Accès limité. Services funéraires Azur incinération inc. doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Services funéraires Azur incinération inc. demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Services funéraires Azur incinération inc. obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Services funéraires Azur incinération inc. devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:
  • Services funéraires Azur incinération inc. peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
• Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de Services funéraires Azur incinération inc. désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par Services funéraires Azur incinération inc. et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Services funéraires Azur incinération inc. doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de Services funéraires Azur incinération inc. (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
• Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Services funéraires Azur incinération inc. pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

• Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par Services funéraires Azur incinération inc. soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsqu’Services funéraires Azur incinération inc. a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsqu’Services funéraires Azur incinération inc. fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

• Utilisation de témoins de connexion Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites internet contrôlés par Services funéraires Azur incinération inc. utilisent des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.

Les sites internet contrôlés par Services funéraires Azur incinération inc. utilisent les types de témoins suivants :

• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de Services funéraires Azur incinération inc.. Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

• Utilisation de Google Analytics

L’ensemble des sites sous le contrôle de Services funéraires Azur incinération inc. utilisent Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet de Services funéraires Azur incinération inc.. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté. Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Services funéraires Azur incinération inc. à des tiers. Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.

• Autres moyens technologiques utilisés

Services funéraires Azur incinération inc. recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Services funéraires Azur incinération inc. (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire d’adhésion pour devenir membre, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux séminaires), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms). Si Services funéraires Azur incinération inc. recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Services funéraires Azur incinération inc. doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Services funéraires Azur incinération inc. ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. Les renseignements personnels utilisés par Services funéraires Azur incinération inc. pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Services funéraires Azur incinération inc. s’assurera :

1. de les détruire;
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par Services funéraires Azur incinération inc. doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements. La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Services funéraires Azur incinération inc. concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Services funéraires Azur incinération inc. (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

• Complaint Handling Process

Reception Anyone wishing to file a complaint regarding the application of this policy or, more generally, the protection of their personal information by Services funéraires Azur Incinération Inc., must do so in writing by addressing the personal information protection officer of Services funéraires Azur Incinération Inc. at the email address provided in the following section. The individual must provide their name, contact information including a phone number, as well as the subject and reasons for their complaint, giving enough details for it to be assessed by Services funéraires Azur Incinération Inc. If the complaint is not sufficiently specific, the personal information protection officer may request any additional information they deem necessary to assess the complaint. Processing Services funéraires Azur Incinération Inc. is committed to handling all complaints received confidentially. Within 30 days following the receipt of the complaint or after receiving all additional information deemed necessary and required by the personal information protection officer of Services funéraires Azur Incinération Inc. to process it, the officer must evaluate it and provide a written response by email to the complainant. This evaluation will aim to determine whether the processing of personal information by Services funéraires Azur Incinération Inc. complies with this policy, any other policies and practices in place within the organization, and the applicable legislation or regulations. If the complaint cannot be processed within this timeframe, the complainant must be informed of the reasons for the delay, the status of the complaint processing, and the reasonable time required to provide a final response. Services funéraires Azur Incinération Inc. must maintain a separate file for each complaint received. Each file contains the complaint, analysis and supporting documentation for its evaluation, as well as the response sent to the complainant. A complaint may also be filed with the Commission d’accès à l’information of Quebec or any other oversight body responsible for enforcing the law related to the subject of the complaint. However, Services funéraires Azur Incinération Inc. encourages anyone interested to first contact the personal information protection officer and wait for the completion of the processing of their complaint by Services funéraires Azur Incinération Inc..

9. Approval

This policy is approved by the personal information protection officer of Services funéraires Azur Incinération Inc., whose business contact details are as follows: Personal Information Protection Officer: Denis Lachance President 260, chemin St-Michel Crabtree, Quebec J0K 1B0 For any requests, questions, or comments regarding this policy, please contact the officer by email at info@sfazur.ca.

10. Publication and Modifications

This policy is published on the website of Services funéraires Azur Incinération Inc., as well as on all websites controlled and maintained by Services funéraires Azur Incinération Inc., where this policy applies to personal information collected. This policy is also disseminated by any means to reach the concerned individuals. Services funéraires Azur Incinération Inc. reserves the right to modify this policy at any time. Services funéraires Azur Incinération Inc. must also make modifications to this policy, and those modifications must be communicated to inform concerned individuals. *Note: Please note that the use of the masculine gender is intended to simplify this policy and make it easier to read. Version and Change Table:

Version	Effective as of	Changes since last version
1.0	August 23, 2023	N/A – First version
2.0

Here is a non-exhaustive list of the types of information that Services funéraires Azur Incinération Inc. may collect, its use or intended purpose, as well as the means by which the information is collected. This includes, but is not limited to, the following elements. Please note that most of the personal information managed by Services funéraires Azur Incinération Inc. relates to clients, employees, job applicants, and consultants.

Relationship with Services funéraires Azur Incinération Inc., services, program, etc.	Type of personal information	Purpose of collection/uses	Method of collecting information
	Any of the following information, when necessary:	Used for:	Can be collected via:
Clients and Deceased	name address phone number email bank information sex date of birth certain health issues weight place of birth place of birth registration parents’ names place of death date of death marital status spouse’s information marriage information informant’s information participation/registration in public programs social insurance number	establish and manage client relationships (and obtain a communication method) provide service in accordance with applicable laws gather information as part of a program (e.g., prearrangements without payment) respond to a request for information within our business scope know the preferred communication language ensure payment of costs associated with services or programs newsletter subscription for Services funéraires Azur Incinération Inc.	through web forms embedded on a website controlled by Services funéraires Azur Incinération Inc., online questionnaires on its platforms and applications, as well as other platforms or form technology tools. via email (directly or through an attached document or other type of form) through third parties (e.g., Clover, Global Payment, Stripe, CallRail)
Job Applicants and Employees	name phone number email bank information social insurance number date of birth address	managing communications with the applicant or employee ensuring payroll system operation	via email via phone
Consultants	name phone number email bank information address	managing communications with the consultant invoicing	via email (directly or through an attached document: Word, PDF, etc.)
Service Providers	name phone number email bank information language	managing assignments paying invoices knowing the languages in which they can provide services	through web forms embedded on a website controlled by Services funéraires Azur Incinération Inc. via email
Services funéraires Azur Incinération Inc. Network (ecosystem actors)	name phone number email bank contact information (when necessary) language	future communications registration for activities organized by Services funéraires Azur Incinération Inc. and cybersecurity expertise portals surveys building databases for these future communications and to understand the network’s expertise knowing the preferred communication language	via web forms embedded on a website controlled by Services funéraires Azur Incinération Inc. and other form technology platforms (e.g., Microsoft Forms) through third parties (e.g., Eventbrite and Events.com for bank details)
Partners of Services funéraires Azur Incinération Inc.	name phone number email bank details (if necessary)	establishing the partnership (signing partnership agreements) collaboration	via email (directly or through an attached document or form)